Informativa sulla privacy del candidato

la nostra privacy è importante per Globalization Partners, Inc. e le sue controllate e affiliate (“Globalization Partners”, “nostro”, “noi” o “ci”). La presente Informativa sulla privacy dei candidati (“Informativa sulla privacy”) spiega come raccogliamo, usiamo, condiviamo e proteggiamo i dati o le informazioni personali (“Informazioni personali”) dei candidati durante il processo di presentazione di una domanda di assunzione. Per Informazioni personali si intende qualsiasi informazione che identifichi direttamente un individuo o che renda un individuo identificabile se combinata con altre informazioni, come il suo nome, indirizzo, numero di iscrizione e/o studente, numero NI, numero di passaporto, codice fiscale, qualifiche, data di nascita, foto. Globalization Partners è il titolare del trattamento delle tue informazioni personali. In caso di conflitto tra la presente Informativa sulla privacy e la legge applicabile, prevarrà la legge applicabile.

Inviandoci le tue Informazioni personali, riconosci che:

• Hai letto e compreso la presente Informativa sulla privacy e concordi con l’uso delle tue Informazioni personali come ivi indicato.
• Le tue Informazioni personali possono essere trasferite ed elaborate in tutto il mondo, inclusi i Paesi che potrebbero non fornire lo stesso livello di protezione dei dati del tuo Paese di residenza, per gli scopi e nella modalità specificati nella presente Informativa
• Non sei tenuto a fornirci alcuna informazione richiesta, ma la tua mancata osservanza di questa indicazione potrebbe comportare la nostra impossibilità di continuare la tua candidatura per il lavoro per il quale hai presentato domanda.
• Tutte le vostre dichiarazioni sono vere e corrette al meglio delle vostre conoscenze e convinzioni e non avete consapevolmente omesso alcuna informazione correlata di natura avversa. Fornire informazioni inesatte può renderti non idoneo all’impiego.
• La presente Informativa sulla privacy non fa parte di alcun contratto di lavoro offerto ai candidati assunti da Globalization Partners.

I tipi di Informazioni personali che richiediamo all’utente e le modalità con cui le trattiamo sono determinati dai requisiti del Paese in cui si trova il ruolo per cui l’utente si candida e non del Paese in cui risiede. Se l’utente si candida a più di una sede o se il ruolo a cui si candida è disponibile in più di un Paese, i tipi di Informazioni personali che richiediamo all’utente e le modalità di trattamento sono determinati dai requisiti di tutti i Paesi in cui si trova la posizione.

Solitamente raccogliamo Informazioni personali direttamente dall’utente quando si candida per un ruolo presso di noi, come nome, indirizzo, informazioni di contatto, fotografie e video, cronologia lavorativa e didattica, risultati, documenti di identità e risultati dei test. Se ricevi un’offerta da noi, potremmo successivamente condurre un accertamento dei precedenti e, nel grado consentito dalla legge vigente, raccogliere dati relativi a reati e procedimenti penali, oltre che allo stato di eventuali sanzioni, eseguendo uno screening sulla base dei database esterni pubblicamente disponibili e degli elenchi delle sanzioni globali. Raccogliamo inoltre Informazioni personali simili su di te da terzi, come agenzie di collocamento professionali, chi rilascia le tue referenze, precedenti datori di lavoro, i dipendenti di Globalization Partners con cui hai svolto i colloqui di selezione o che hanno raccomandato la tua candidatura, e, nel grado consentito dalla legge vigente, aziende che effettuano accertamenti delle precedenti attività lavorative. Possiamo anche raccogliere Informazioni personali su di Lei online nella misura in cui Lei abbia scelto di rendere tali informazioni pubblicamente disponibili. Ad esempio, potremmo trovare il tuo profilo su siti web di social media professionali (come LinkedIn e/o XING) e contattarti in merito a ruoli idonei.

Le Informazioni personali sensibili sono un sottogruppo delle Informazioni personali e comprendono etnicità, salute, iscrizione a sindacati, credenze filosofiche, orientamento sessuale e altre categorie, come previsto dalla legge. Potremmo raccogliere Informazioni personali sensibili su un candidato nel grado consentito dalla legge vigente (ad es., leggi statunitensi sulle pari opportunità) e a sostegno del nostro impegno a creare un ambiente di lavoro incluso e diversificato. Possiamo anche raccogliere Informazioni personali sensibili nella misura in cui un candidato scelga, senza che gli venga chiesto, di divulgarle volontariamente durante il processo di reclutamento. In circostanze limitate e nel grado consentito dalla legge vigente, potremmo anche raccogliere informazioni personali sensibili relative alle caratteristiche medico-sanitarie, come stato infettivo, risultati di esami e stato di vaccinazione, per adempiere agli obblighi in materia di salute e sicurezza pubbliche e tutelare l’Azienda e i suoi dipendenti, clienti e terze parti.

L’utente non ha alcun obbligo legale o contrattuale di fornirci Informazioni personali durante il processo di candidatura. Tuttavia, se non ci fornisci le tue Informazioni personali, non saremo in grado di elaborare la tua domanda correttamente o per nulla.

Raccogliamo e utilizziamo le Informazioni personali dell’utente per motivi legittimi di gestione aziendale e delle risorse umane, tra cui:

• identificare e valutare i candidati per un potenziale impiego, nonché per ruoli futuri che potrebbero diventare disponibili;
• mantenere registri relativi al reclutamento e all’assunzione;
• garantire la conformità ai requisiti legali, compresi quelli relativi alla salute pubblica e alla sicurezza sul posto di lavoro;
• promuovere i nostri programmi e le nostre pratiche di diversità e inclusione;
• condurre controlli dei precedenti personali, inclusi, nella misura consentita dalla legge applicabile, e se l’utente riceve un’offerta da parte nostra, controlli dei precedenti penali;
• proteggere i nostri diritti legali nella misura autorizzata o consentita dalla legge; e
• proteggere il luogo di lavoro e comunicare con professionisti medici, forze dell’ordine o altre autorità pubbliche in caso di emergenza o evento di salute pubblica, ad esempio quando la salute o la sicurezza Sua o di uno o più individui possono essere in pericolo, tra cui, nella misura consentita dalla legge applicabile, condividere dati sullo stato di un’infezione, i risultati dei test e lo stato vaccinale.

Possiamo anche utilizzare le tue Informazioni personali per scopi analitici di Globalization Partners, anche in forma aggregata/pseudonimizzata, per migliorare il nostro processo di reclutamento e assunzione e aumentare la nostra capacità di attrarre candidati di successo.

L’elaborazione dei dati dei candidati ci consente di gestire il processo di reclutamento, valutare e confermare l’idoneità di un candidato all’impiego e decidere a chi offrire un lavoro. Ai fini del rispetto delle leggi sulla protezione dei dati, abbiamo bisogno di una base legale per il trattamento delle Informazioni personali. Le tabelle qui di seguito illustrano i modi in cui usiamo le Informazioni personali e le basi legali di cui ci avvaliamo per farlo. Ove appropriato, abbiamo anche indicato i nostri interessi personali nell’elaborazione delle Informazioni personali. La Tabella A tratta delle Informazioni personali che raccogliamo e conserviamo fino alla fase di preselezione del processo di assunzione. Con il termine “preselezione” intendiamo una parte qualsiasi del processo di assunzione che ha luogo fino al punto in cui viene fatta un’offerta condizionale di impiego. La Tabella B tratta delle Informazioni personali che raccogliamo e conserviamo prima di prendere una decisione finale sull’assunzione.

Tabella A: Informazioni personali raccolte e utilizzate fino alla fase di selezione inclusa

SCOPO E/O ATTIVITÀ	TIPO DI DATI	BASE GIURIDICA PER IL TRATTAMENTO
Per contattarLa per far avanzare la Sua candidatura, organizzi colloqui e La informi dell’esito. Per informare il responsabile o il reparto pertinente della tua candidatura.	Dati di identità, dati di contatto	Legittimo interesse: eseguire un processo di reclutamento equo, organizzare colloqui e informarti del risultato in ogni fase.
Per prendere una decisione informata in merito all’eventualità di selezionarLa per un colloquio o di fare un’offerta di lavoro per Lei.	Dati sul profilo professionale, sulla formazione e nei social media	Interesse legittimo: eseguire un processo di reclutamento equo e valutare la Sua idoneità all’impiego prendendo una decisione informata di effettuare una selezione per il colloquio e (se pertinente) di reclutare.
Per aiutare a monitorare l’efficacia della nostra politica di uguaglianza, diversità e inclusione.	Dati sulle pari opportunità	Consenso: da ottenere in fase di reclutamento per il trattamento dei dati sulle pari opportunità.
Eseguire un processo di reclutamento equo.	Dati di identità, dati di riferimento	Interesse legittimo: eseguire un processo di reclutamento equo e valutare la Sua idoneità all’impiego prendendo una decisione informata di effettuare una selezione per il colloquio e (se pertinente) di reclutare.
Per determinare se sono necessari adeguamenti ragionevoli al processo di reclutamento a causa di una disabilità che potresti avere.	Dati di identità, dati sanitari	Obbligo legale: rispettare i nostri obblighi legali.
Anonimizzazione delle informazioni personali per le attività successive delle informazioni di gestione e business intelligence.	Tutte le informazioni personali	Legittimo interesse di Globalization Partners per il miglioramento aziendale e per scopi di intelligence.
Verifica interna.	Un campione di tutte le informazioni personali	Interessi legittimi: laddove abbiamo un interesse legittimo a controllare i nostri processi e procedure interni per garantire il rispetto delle leggi applicabili e il rischio interno e la gestione appropriata del rischio.

Tabella B: Informazioni personali raccolte e utilizzate prima di prendere una decisione finale di reclutare

SCOPO E/O ATTIVITÀ	TIPO DI DATI	BASE GIURIDICA PER IL TRATTAMENTO
Per ottenere il riferimento pertinente su di Lei al fine di verificare le informazioni che ci ha fornito.	Dati di identità, dati di formazione, dati di riferimento	Esecuzione di un Contratto – per stipulare un potenziale contratto di lavoro con te.
Eseguire i controlli del diritto al lavoro.	Dati di identità, nazionalità e immigrazione	Obblighi legali: verificare la Sua idoneità a lavorare nel luogo a cui si sta candidando.
Per prendere una decisione informata sul reclutamento	Dati sull’identità, giudiziari, di accertamento dei precedenti e sulle sanzioni	Legittimo interesse: eseguire un processo di assunzione equo, mantenere i registri di impiego e stipulare/eseguire il contratto di assunzione; valutare la Sua idoneità all’impiego prendendo una decisione consapevole di assumere. Esecuzione di un contratto: per eseguire misure precontrattuali relative alla creazione del nostro rapporto di lavoro.

Laddove le informazioni elaborate sono di una categoria speciale, come i dati sanitari, le basi addizionali per l’elaborazione di cui ci avvaliamo sono:

Laddove tu abbia fornito a Globalization Partners il tuo esplicito consenso al trattamento.

Laddove il trattamento sia necessario in relazione all’adempimento dei nostri obblighi legali e all’esercizio dei nostri diritti legali in qualità di datore di lavoro.

Laddove il trattamento sia necessario per l’istituzione, l’esercizio o la difesa di rivendicazioni legali.

Se ricevi un’offerta da parte nostra, potremmo condurre un accertamento dei precedenti su di te, o chiedere a terzi di farlo per nostro conto. L’accertamento dei precedenti sarà svolto solo lavvode consentito dalla legge vigente nel luogo in cui è disponibile il posto di lavoro e nel grado necessario e proporzionato per il ruolo che viene offerto. Un accertamento dei precedenti comprenderà soltanto i dati sui precedenti penali, oltre che uno screening sulla base di elenchi delle sanzioni globali, nel grado consentito dalla legge. La nostra base giuridica per lo screening dei precedenti è la nostra necessità di eseguire misure precontrattuali relative alla creazione del nostro rapporto di lavoro, nonché il nostro legittimo interesse a valutare la Sua idoneità all’impiego prendendo una decisione informata di assumere. Se è necessario eseguire tale accertamento, potresti essere contattato/a da un fornitore terzo che si occupa di questo tipo di compiti, il quale richiederà l’autorizzazione alla divulgazione delle tue informazioni; in tale occasione, ti saranno fornite ulteriori informazioni sul processo e su quali dati personali potrebbe coinvolgere.

Le tue Informazioni personali possono essere accessibili da reclutatori e intervistatori che lavorano nel Paese in cui si trova la posizione per cui stai candidando, nonché da reclutatori e intervistatori che lavorano in diversi Paesi all’interno dell’organizzazione globale di Globalization Partners. Le persone che svolgono funzioni amministrative e il personale IT all’interno di Globalization Partners possono anche avere accesso limitato alle tue Informazioni personali nella misura necessaria per svolgere il proprio lavoro. In alcuni Paesi, potresti avere meno diritti ai sensi della legge locale rispetto al tuo Paese di residenza, ma abbiamo messo in atto meccanismi legali progettati per garantire un’adeguata protezione dei dati per le tue Informazioni personali quando vengono trattate dalle controllate e affiliate di Globalization Partners all’interno dell’organizzazione globale di Globalization Partners e dai fornitori di servizi di Globalization Partners, incluso il trasferimento delle Sue Informazioni personali in Paesi diversi da quello in cui risiede.

Ci avvaliamo di fornitori di servizi terzi per l’erogazione di un software di selezione del personale. Inoltre, condividiamo le Informazioni personali con altri fornitori di servizi di terze parti per assisterci nell’identificazione e nel reclutamento, nella gestione e valutazione dei controlli e nelle verifca preassunzione, e nel miglioramento delle nostre pratiche di reclutamento.

Salvo nella misura necessaria a realizzare gli usi e gli scopi di Globalization Partners descritti nella presente Informativa sulla privacy, non divulghiamo le tue Informazioni personali a terze parti. Vietiamo inoltre ai nostri fornitori di servizi di utilizzare le vostre Informazioni personali per scopi non Globalization Partners. Non condividiamo o vendiamo in altro modo le Informazioni personali dell’utente a terzi.

Manteniamo processi progettati per garantire che qualsiasi trattamento delle Informazioni personali da parte di fornitori di servizi terzi sia coerente con la presente Informativa sulla privacy e protegga la riservatezza, la disponibilità e l’integrità delle Informazioni personali dell’utente in conformità con la legge applicabile.

Le Sue Informazioni personali possono essere trasferite in Paesi al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE) o del Regno Unito (UK). Ad esempio, le tue Informazioni personali possono essere condivise con uno dei nostri uffici esteri, se necessario o se fornisci a Globalization Partners il nome di un dipendente internazionale per le referenze. Laddove i dati siano trasferiti al di fuori del SEE e del Regno Unito, ciò avviene sulla base di adeguate misure di salvaguardia, ad esempio, a seconda dei casi, le Clausole contrattuali standard dell’UE e l’Addendum del Regno Unito alle Clausole contrattuali standard dell’UE emesse dall’Ufficio del Commissario per le informazioni del Regno Unito ai sensi della s.119A(1) del Data Protection Act del Regno Unito2018.

Inoltre, possiamo divulgare o trasferire le Informazioni personali dell’utente in caso di riorganizzazione, fusione, vendita, joint venture, cessione o altro trasferimento o disposizione di tutta o parte della nostra attività.

Disponiamo di misure di sicurezza appropriate per impedire che le Informazioni personali vengano accidentalmente perse, utilizzate o consultate in modo non autorizzato. Limitiamo l’accesso alle Sue Informazioni personali a coloro che hanno una reale esigenza aziendale di conoscerle. I soggetti che trattano le Sue Informazioni personali lo faranno solo in modo autorizzato e sono soggetti a un obbligo di riservatezza.

Disponiamo inoltre di procedure per affrontare qualsiasi sospetta violazione della sicurezza dei dati. Informeremo l’utente e qualsiasi autorità di regolamentazione applicabile di una sospetta violazione della sicurezza dei dati laddove siamo legalmente tenuti a farlo.

In conformità con la legge applicabile, l’utente può avere uno o più dei seguenti diritti:

• diritto di conoscere, accedere e richiedere informazioni sulle Informazioni personali che deteniamo su di Lei, compresi i dettagli su come utilizziamo tali informazioni e con chi le condividiamo;
• diritto di richiedere una copia delle Informazioni personali che deteniamo su di Lei;
• diritto di modificare, correggere o rettificare le Sue Informazioni personali se una qualsiasi delle informazioni conservate su di Lei è errata o obsoleta;
• diritto alla portabilità delle Sue Informazioni personali;
• diritto di richiedere la cancellazione delle Sue Informazioni personali;
• diritto di richiedere la cessazione del trattamento delle Informazioni personali dell’utente o la limitazione del trattamento delle Informazioni personali dell’utente;
• diritto di revocare il consenso al trattamento delle Informazioni personali dell’utente, nella misura in cui il nostro trattamento si basi sul consenso dell’utente come base giuridica per il trattamento. Questo diritto potrebbe non applicarsi se vi sono altre giustificazioni legali per continuare il trattamento o se dobbiamo conservare determinate Informazioni personali ove richiesto o consentito dalla legge applicabile; e/o
• diritto di fornirci istruzioni sul trattamento delle Sue Informazioni personali in caso di decesso.

Inoltre, e ove concesso dalla legge applicabile, Lei potrebbe avere il diritto di presentare un reclamo presso un’autorità competente per la protezione dei dati.

Conserviamo le Informazioni personali da noi raccolte durante il processo di reclutamento per non più del necessario per gli scopi per cui sono elaborate.

Se accetti un’offerta di impiego presso la nostra azienda, le eventuali Informazioni personali pertinenti raccolte durante il periodo precedente l’assunzione diverranno parte del tuo fascicolo personale e saranno conservate in conformità con requisiti nazionali specifici e con l’informativa sulla privacy in vigore per i dipendenti di Globalization Partners, che sarà fornita durante il processo di onboarding.

Se non ci avvaliamo di Lei, potremmo comunque continuare a conservare e utilizzare le Sue Informazioni personali per un periodo di tempo (che può variare a seconda del Paese) per scopi di amministrazione del sistema, per prenderLa in considerazione per potenziali ruoli futuri e per svolgere ricerche. Successivamente, conserviamo una quantità minima di Dati personali dell’utente per registrare la sua attività di reclutamento con noi.

Potremmo aver bisogno di conservare le Sue informazioni per un periodo più lungo, laddove abbiamo bisogno delle Sue Informazioni personali per rispettare i requisiti normativi o di segnalazione applicabili, gli obblighi legali, o laddove potremmo averne bisogno per i nostri scopi legittimi, ad esempio per aiutarci a rispondere a domande o reclami, combattere le frodi, rispondere alle richieste delle autorità di regolamentazione, risolvere controversie, far rispettare i nostri accordi, ecc.

Non svolgiamo alcuna attività di trattamento che comporti profilazione automatizzata e/o decisioni automatizzate.

Per esercitare i tuoi diritti o se hai dubbi o preoccupazioni sulla modalità di elaborazione dei tuoi dati, puoi contattare l’Ufficio per la privacy di Globalization Partners al seguente indirizzo:

E-mail: [email protected] (aggiungere “Accesso alle informazioni personali” nella riga dell’oggetto).