Om du funderar på att expandera din verksamhet till nya länder eller anställa några anställda på distans i andra delar av världen är Kanada ett utmärkt land att överväga. Det är större än hela Europeiska unionen och är hem till ca 38 miljoner människor.
Om du vill expandera till denna nation har vi skapat en guide för att anställa medarbetare i Kanada för att hjälpa dig. Vi kommer att titta på några grunder i de juridiska kraven du måste vara uppmärksam på, såväl som några kulturella och logistiska överväganden för att hjälpa dig genom processen.
Vad du bör känna till innan du anställer i Kanada
Om du funderar på att anställa medarbetare i Kanada för första gången finns det några viktiga aspekter av kanadensisk arbetskultur och anställningslagar du bör förstå. Vi har sammanställt några av de viktigaste sakerna att känna till när du anställer någon i Kanada för att hjälpa dig att förbereda dig.
1. Kulturella skillnader
Beroende på var ditt företag är beläget kan du stöta på vissa kulturella skillnader med dina kanadensiska anställda. Kanadensisk arbetskultur liknar den amerikanska arbetskulturen, som många länder redan känner till. Exempelvis är det artigt att få ögonkontakt och skaka en persons hand när du träffar dem.
Den kanadensiska arbetskulturen är emellertid inte exakt densamma som amerikansk arbetskultur. Exempelvis tenderar kanadensare att arbeta lite mindre än amerikaner och kan ta fler pauser under arbetsdagen.
2. Språkskillnader
Beroende på vilket språk ni använder på jobbet i ditt land kan du även stöta på språkliga skillnader med kanadensiska arbetare. Kanada har två nationella språk: engelska och franska.
Du kommer framför allt att stöta på fransktalande kanadensare i provinsen Québec, särskilt i Montréal. Detta kan vara positivt för företag från andra fransktalande länder, så dessa företag kanske vill leta efter anställda från Québec eller andra provinser där franska är vanligt förekommande. Det är även viktigt att notera att många quebeckare som talar franska även talar engelska. År 2016 var 44.5 % av quebeckare tvåspråkiga med både engelska och franska.
3. Provinsiella vs federala lagar
I Kanada måste man vara uppmärksam på både federala lagar som reglerar anställning och lagarna i provinsen där man etablerar en filial eller ett dotterbolag. Kanadensisk federal lag omfattar krav på hälsa och säkerhet, minimiledighet och andra grundläggande aspekter av anställning. Utöver dessa övergripande regler har olika provinser sina egna minimilöner, sjukskrivningskrav och andra anställningsrelaterade regler.
Se till att du känner till kanadensisk federal lag samt lagarna i den provins som ditt företag är verksamt i så att du kan uppfylla alla relevanta juridiska krav.
4. Minsta semesterledighet och semesterlön
Kravet på semesterledighet dikteras av federal lag i Kanada, så detta krav gäller alla kanadensiska anställda. Enligt Canada Labor Code har anställda som har arbetat för ett företag i ett år då rätt till minst två veckors semesterledighet. När en anställd har arbetat på ett företag i fem år i följd ska han eller hon få minst tre veckors ledighet per år. Efter att ha arbetat på ett företag i 10 år måste en anställd få minst fyra veckors semester.
I Kanada beräknar arbetsgivare semesterlön genom att titta på en anställds inkomst under sitt senaste anställningsår och multiplicera den siffran med en procentsats. För anställda med rätt till två veckors ledighet är andelen 4 %. För tre veckors ledighet är det 6 %.
5. Pensionsplan i Kanada
Kanadensiska anställda över åldern 18 som tjänar mer än 3,500 USD per år måste bidra till Canada Pension Plan (CPP). Undantaget från denna regel är Québec, som har sin egen pensionsplan. För andra provinser måste arbetsgivare med kanadensiska anställda stå för hälften av avgifterna för sina anställdas pensioner och deras anställda täcker den andra hälften.
Hur mycket anställda måste bidra med till CPP beror på hur mycket de tjänar. Specifikt bygger den på pensionsgrundande intjänade pengar, vilket ligger mellan ett minimikrav och ett maxtak. Det är upp till arbetsgivaren att dra av rätt belopp från en anställds pensionsgrundande inkomst.
6. Arbetsförsäkring
Arbetsförsäkringen (Employment Insurance, EI) ger ekonomisk hjälp till personer som är tillfälligt arbetslösa. Precis som med pensionsavgifter måste arbetsgivare även beräkna rätt belopp och dra av EI-premier från anställdas lönespecifikationer. Detta gäller för alla anställda i ”försäkringsbar anställning”, vilket gäller för de flesta kanadensiska anställda.
Varje månad drar arbetsgivare ett visst dollarbelopp från anställdas lönespecifikationer och betalar även en arbetsgivarandel av premierna. Arbetsgivare slutar dra av premierna från anställdas lönespecifikationer när den anställdes inkomst överstiger den maximala försäkringsbara inkomsten eller när de har bidragit med det maximala premiebeloppet.
7. Inkomstskatt
Som alla länder har Kanada sina egna skattelagar. Arbetsgivare måste hålla inne inkomstskatt från anställdas lönecheckar. Kanadensisk skattelagstiftning kan vara lite komplex, och det är upp till arbetsgivare att dra av rätt belopp från sina anställdas lönespecifikationer för inkomstskatt.
Detta är en av anledningarna till att det är lättare att arbeta med en Professional employment organizations (PEO) som känner till kanadensisk skattelagstiftning och alla andra avdrag som kan behöva tas från anställdas lönespecifikationer.
Kostnaden för att anställa en medarbetare i Kanada
Att anställa medarbetare kostar alltid ett företag, men genom att välja rätt anställda för din organisation får du en bra avkastning på din investering. Några möjliga kostnader du kan ådra dig när du anställer en anställd i Kanada omfattar:
- Forskning: När du expanderar till ett nytt land måste du göra en del omfattande forskning för att säkerställa att du förstår alla juridiska krav och andra överväganden. Den här guiden är en bra början, men du måste betala anställda för att arbeta med att genomföra ytterligare forskning.
- Etablera ditt företag: Om du väljer att inte arbeta med en PEO och istället vill etablera en närvaro i Kanada som antingen en filial eller ett dotterbolag, är det en annan kostnad du kommer att ådra dig innan du ens börjar anställningsprocessen. Du måste även betala avgifter för att införliva ditt företag i kanadensiska provinser.
- Anställningsbyrå: Det finns team av människor och olika program som kan hjälpa dig att gå från en stor kandidatpool till en lista över de bästa kandidaterna. Att samarbeta med en byrå eller köpa programvara kostar naturligtvis.
- Publicera jobbannonsen: Att publicera din jobbannons kan också kosta lite pengar. Kanada har emellertid en offentlig arbetsstyrelse som heter Job Bank där du kan lägga upp jobbannonser gratis. Du kan även hitta andra gratissidor där du kan annonsera jobbet.
- Juridiska kontroller: Om du måste utföra bakgrundskontroller eller verifiera att en sökande har laglig rätt att arbeta i Kanada, kan dessa kontroller lägga till den totala kostnaden för att anställa dina nya anställda.
- Anställningskommitténs tid: Interna anställningskommittéer kan skapa villkoren för den nya befattningen, skriva jobbannonsen, utvärdera ansökningar och intervjua kandidater. Alla dessa aktiviteter sker under betald arbetstid som anställda annars skulle kunna lägga på olika arbetsuppgifter.
- Utbildning: Att anställa en ny medarbetare är vanligtvis inte slutet på ditt företags anställningskostnader. Nu måste du utbilda den anställde för att göra sitt jobb. Utbildningsprocessen är en förhandsinvestering som så småningom borde löna sig.
Vad behöver ett företag för att anställa medarbetare i Kanada?
Innan du påbörjar anställningsprocessen i Kanada behöver ha en serie juridiska krav på plats. Undantaget från dessa krav är om du arbetar med en Professional employment organizations som kan fungera som den registrerade arbetsgivaren för dina kanadensiska medarbetare. Om du expanderar ditt företag till Kanada behöver du ha följande på plats:
- En filial eller ett dotterbolag: Om du inte anställer oberoende entreprenörer behöver du en juridisk affärsenhet i Kanada. Det finns två huvudalternativ: en filial eller ett dotterbolag. Ett dotterbolag är en egen enhet medan en filial är närmare knuten till moderbolaget.
- Inkorporering: För att införliva ett företag i Kanada behöver du bolagsordning antingen genom en enskild provins eller territorium eller genom den federala regeringen. Företag baserade utanför Kanada måste registrera sig som ett extra-provinsiellt företag i alla provinser där de planerar att göra affärer.
- Löneavdragskonto: Företag måste ha ett företagsnummer (BN) och måste sedan använda sitt BN för att skapa ett löneavdragsprogramkonto hos Canada Revenue Agency (CRA). Du kommer att använda detta konto för att överföra dina anställdas deras avdrag från sina lönespecifikationer till CRA.
- Tillstånd och licenser: Beroende på din bransch kan det finnas specialiserade tillstånd eller licenser som du behöver ha på plats utöver de grundläggande kraven för alla företag. Kanadas regeringen har ett onlineverktyg där du kan se vilka tillstånd och licenser ditt företag kan behöva få.
- Arbetstagarkompensationsförsäkring: De flesta företag måste också ha arbetstagarkompensationsförsäkring på plats för sina anställda innan de börjar anställa. För att få denna täckning behöver du inte shoppa runt hos privata försäkringsbolag. Istället måste du registrera ditt företag hos Workers’ Compensation Board (WCB) i den berörda provinsen. Dina premier kommer att baseras på din bransch.
Steg för att anställa i Kanada
Det finns några grundläggande steg för hur man anställer i Kanada. Vi har sammanfattat dessa steg nedan, tillsammans med några tips för att anställa i Kanada, baserat på lokala seder och krav som styr anställningsmetoder i Kanada.
1. Lägg upp en jobbannons
Det första steget är att fastställa de egenskaper du letar efter hos en kandidat och beskriva jobbet de kommer att utföra. Sammanställ denna information till en detaljerad jobbannons. Om din idealiska kandidat främst kan tala antingen franska eller engelska kanske du vill publicera annonsen på båda språken. När du listar några utbildningskrav, kom ihåg att termen ”college” i Kanada hänvisar till skolor som undervisar i specifika yrken eller karriärkunskaper och beviljar diplom medan ”universitet” hänvisar till examensbeviljande institutioner.
När du har skapat annonsen lägger du upp den på jobbanslag där kanadensare kommer att se den. Med tanke på det internationella sammanhanget är det sannolikt bäst att uppmana folk att skicka in sina ansökningar via e-post eller via en onlineplattform snarare än med post.
2. Utvärdera ansökningar
När ansökningarna väl har kommit in måste du avgöra vilka arbetssökande som förtjänar en intervju och vilka som ska tas bort från din anställningspool. Du kan använda programvara eller en byrå för att hjälpa till med den inledande screeningsprocessen, eller så kan du låta ditt team utföra denna uppgift internt.
Amerikanska företag kan känna trygghet i att kanadensare vanligtvis ansöker om jobb med hjälp av ett CV som passar ett liknande format som de flesta amerikanska CV:n. För företag i andra länder, där CV är mer standard, kan dessa CV:ar verka mer korta och direkta än vad du är van vid att se från arbetssökande i ditt hemland.
3. Intervjua kandidater
Du bör då kontakta de starkaste arbetssökandena för att boka in en intervju. Om du etablerar ett kontor i Kanada kan du genomföra intervjuer på plats. Om du planerar att anställa medarbetare på distans i Kanada kanske du vill genomföra dessa intervjuer via ett video- eller telefonsamtal. Dessa typer av intervjuer har blivit allt vanligare, så en begäran om en virtuell intervju bör inte komma som en överraskning för arbetssökande.
Om du planerar en virtuell intervju, se till att du tar hänsyn till tidsskillnaden. Eftersom Kanada är ett stort land har flera tidszoner som spänner över en skillnad på fyra timmar, så se till att du hittar rätt tidszon för varje arbetssökande och planera din intervju under en överlappning av öppettider i ditt land och deras provins om möjligt.
4. Följ upp och upprätta ett avtal
När du har valt den perfekta kandidaten eller kandidaterna att anställa, bör du följa upp med dem för att erbjuda dem jobbet formellt. Se till att du ger alla detaljer som har lämnats osagda fram till denna punkt, däribland den föreslagna lönen. Det är normalt att kanadensare förhandlar om sin lön, även om många kandidater helt enkelt accepterar ditt erbjudande. Detta är även det skede där du ska skapa ett avtal.
I Kanada kan du juridiskt upprätta ett anställningsavtal muntligt, men att ha ett skriftligt avtal är ett bra sätt att se till att du och din medarbetare är på samma sida och för att hjälpa dig motivera ditt beslut om du någonsin behöver säga upp en anställd. I Kanada måste du ha skälig anledning att säga upp någons anställning, så om en anställd inte uppfyller sina skyldigheter kan du hänvisa till avtalet.
5. Onboarda dina potentiella kandidater
Nu kan du onboarda din nyanställda medarbetare. Du kan ha pappersarbete och processer relaterade till ditt företag, men du måste även se till att du slutför de krävda stegen för introduktion i Kanada.
Du måste få din nyanställdes socialförsäkringsnummer (Social Insurance Number, SIN) inom tre dagar efter startdatumet och registrera informationen på det. Se till att de är medborgare eller har en laglig rätt att arbeta i Kanada. Anställda måste också fylla i formuläretTD1, Personlig skattekredit, från den federala regeringen och från deras provins, så att du vet hur mycket skatt som ska tas ut ur deras lönecheckar. Observera att i Quebec kallas provinsformen Form TP1015.3-V.
Anställ kanadensiska medarbetare med hjälp av Globalization Partners
Att hitta de perfekta arbetarna för att ansluta sig till ditt företag och hjälpa dig att expandera är en tillräckligt stor uppgift i sig. När du lägger till komplexiteten med att etablera en juridisk närvaro i Kanada och följa alla relevanta lagar har du en enorm och tidskrävande process framför dig. Globalization Partners kan effektivisera processen genom att agera som en registrerad arbetsgivare för dina kanadensiska anställda.
Med närvaro i 187 länder kan Globalization Partners hjälpa dig att expandera din verksamhet till Kanada och många andra delar av världen. Du väljer dina nya anställda och Globalization Partners hanterar introduktionsprocessen och alla tekniska detaljer för att betala dina anställda samt dra av rätt belopp för skatter och förmåner. Som en pålitlig Professional employment organization (PEO) har vi den juridiska och mänskliga expertis du behöver för att expandera din verksamhet till Kanada. Kontakta oss idag för att lära dig mer och komma igång.
